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職場の電話に出ない若手社員が増えてきた!

現在は、メールや携帯電話の普及が進み、固定電話への連絡が減りました。しかし、1日に1回も鳴らないことはなく、何本もの電話はかかってきます。
昔なら考えられないかもしれませんが、現代社会では電話に出ない若手社員が増えてきています。



最近では、職場で電話が鳴っても30代〜40代の中堅クラスの社員が対応している会社が増加してるようです。 中堅社員は「電話は若手が取るのが普通だろ!」と思いつつも、相手を待たせるわけにもいかず電話に出ている状況です。

昔は、若手社員が電話に出るのは当たり前の感覚でしたが、今はその常識が薄れてきています。
若手意識がなくなった。ということではなさそうです。
若手社員が、電話対応をしない理由をあげてみましょう。
大半は教育や指導で解決していけるのではないでしょうか。残りは個性の尊重や時代の流れかもしれません。


電話応対の教育がない会社もあるようですが、電話対応は、会社の印象を左右する重要なことです。
例えば、商談の内容であった電話を教育を受けていない若手社員が対応したとします。

先方:○○商事の○○です。新規取引の件ですが、○○課長いらっしゃいますか?
若手:いや、今はいません
先方:・・・・・
先方:それでは、電話があったことを伝えて頂けますか。
若手:はい。分かりました。

言葉使いが悪く、相手への印象を落としますね。
また、伝言をメモに残さず、伝え忘れたら大変ですね。

少し大げさに書きましたが、電話対応の教育をされている会社とそうでない会社はすぐに分かります。今からでも遅くはないので、基本的なことをチェックしてみて下さい。

電話に出ることを教える

知らない人からの電話はでない。共有のものは使いたくない。物心がついた頃から固定電話がなく携帯だけだった。など理由はあるかと思いますが、社会人としてビジネス電話は必須であることを教えて下さい。

3コール以内に出る

3コール以上なると、相手は待たされ感があります。3コールまでに取るようにしましょう
また、他の業務を行っていたとしても電話を優先させましょう

そうは言っても、3コール以上鳴ってしまうケースもあるかと思います。その場合の受け方を紹介します

3コール以内に出た場合

おはようございます。ビジネスライフでございます。
(AM 11:00頃まで)

お電話ありがとうございます。ビジネスライフでございます。
(AM 11:00以降)

3〜4コールになった場合

お待たせしました。ビジネスライフでございます。

5コール以上になった場合

大変お待たせしました。ビジネスライフでございます。


3コール以上鳴って出た場合は、何よりも先に「電話に出るのが遅くなってしまい申し訳ない」という気持ちを込めて、お詫びの言葉を優先させましょう。

笑顔と明るい声で対応

相手に顔が見えない分、明るい元気な声で対応しましょう。
声だけのコミュニケーションですが、受話器を肩に挟んで別の業務をしながら会話すると、音質や受話器がずれて音が途切れたりするのが相手に伝わります。
見えないからと言って、姿勢を悪くしていると声の質やトーンで相手に伝わります。
気持ちの良い応対をしましょう。

また、電話で話している人の側では静かにする気配りも大切です

メモの準備

電話を取る前にメモを準備しておきましょう。
先方の社名、氏名は必ずメモを取りましょう。

分からない時は聞き直す

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